privacy policy 競争的研究費等運営管理規程
競争的研究費等運営管理規程
目次
第１章 総則
第１条（目的）
本規程は、「研究機関における公的研究費の管理・監査のガイドライン（実施基準）」（平成19年10日1日 農林水産技術会議事務局長、林野庁長官、水産庁長官通知 令和3年4月1日 改正）等の趣旨に基づき必要な事項を定め、ネポン株式会社（以下、「会社」という）における競争的研究費等の不正使用を防止し、適正かつ効率的な管理・監査を図ることを目的とする。
第２条（適用範囲）
- 本規程は、会社が競争的研究費等を使用して実施する事業等を適用範囲とし、競争的研究費等の運営・管理に関わる全ての構成員（役員、社員、契約社員、協力社員、パートタイマー等）を対象とする。
- 本規程の下位に必要に応じ、各条項の細部の取扱い等を規定する細則または実施マ ニュアルを置く。
第３条（定義）
本規程において「競争的研究費等」とは、国・地方自治体および独立行政法人等から配分される競争的資金を中心とした公募型の研究資金のことをいう。
第２章 運営・管理責任体制
第４条（運営・管理責任体制）
- 最高管理責任者は代表取締役社長とする。最高管理責任者は、競争的研究費等の運営・管理について最終責任を負うものとし、不正防止対策の基本方針を策定・周知するとともに、それらを実施するために必要な措置を講じる。また、統括管理責任者およびコンプライアンス推進責任者が責任をもって競争的研究費等の運営・管理が行えるよう、適切にリーダーシップを発揮するように努める。
- 統括管理責任者は管理本部長とする。統括管理責任者は最高管理責任者を補佐し、不正防止策の組織横断的な体制を統括する責任者であり、基本方針に基づき会社全体の具体的な対策を策定・実施し、実施状況を確認するとともに、最高管理責任者に報告する。
- コンプライアンス推進責任者は、競争的研究費等が採択された都度、最高管理責任者が指名する者とする。コンプライアンス推進責任者は競争的研究費等の実質的な責任と権限を有し、コンプライアンス教育の実施、コンプライアンス違反または恐れがある場合の調査・解決、再発防止策を策定し、実施状況を確認するとともに、統括管理責任者に報告する。
第５条（周知）
管理責任体制については、社内および社外へ周知・公表するものとし、社外への公表については、会社ホームページ上に公表するものとする。
第３章 意識の向上
第６条（コンプライアンス教育）
- コンプライアンス推進責任者は、競争的研究費等の運営・管理に関わる全ての構成員に対し、競争的研究費等の不正使用防止のための方針およびルール等の教育を行う。
- コンプライアンス教育は、競争的研究費等の運営・管理に関わる全ての構成員に対して、本規程および「研究機関における公的研究費の管理・監査のガイドライン」等を用いて実施し、アンケート等により教育受講者の理解度を把握する。理解度の低い受講者に対しては再度コンプライアンス教育を実施する。
第７条（誓約書の提出）
- コンプライアンス推進責任者は、競争的研究費等の運営・管理に関わる全ての者に対し、行動規範を定め、その内容を遵守する旨の誓約書の提出を求める。
- 誓約書には以下の事項を盛り込む。
- ① 会社の規則等を遵守すること
- ② 不正を行わないこと
- ③ 規則に違反して不正を行った場合は、会社や競争的資金等を配分する機関による処分および法的な責任を負担すること
- ④ コンプライアンス教育のための研修を受講したこと
第４章 不正行為への対応
第８条（不正行為の通報）
- 会社内外からの通報を受ける窓口として、通報窓口を置く
- 通報窓口は内部監査室長及び会社に属さない第三者（弁護士、公認会計士等）とする。通報窓口は社内および社外へ周知・公表するものとし、会社ホームページ上に記載する。
- 内部監査室長は不正行為に関する通報（報道や会計検査院等の外部機関及び第２項の第三者からの通報、指摘を含む）を受け付けた場合は、速やかに最高管理責任者、統括管理責任者、コンプライアンス推進責任者に報告する。統括管理責任者は通報の内容の合理性を確認し、調査の要否を判断するとともに、通報の受付から30日以内に当該調査の要否を競争的研究費等を配分する機関に報告する。
第９条（調査の実施）
- 調査が必要とされた場合は、調査委員会を設置し、調査を実施する。調査委員会は、不正の有無およびその内容、関与したものおよびその関与の程度、不正使用の相当額について調査する。
- 不正に関する調査体制については、公正かつ透明性の確保の観点から、会社に属さない第三者（弁護士、公認会計士等）を含む調査委員会を設置する。また、第三者の調査委員は会社および通報者、被通報者と直接の利害関係を有しない者でなければならない。
- 調査が必要とされた場合、最高管理責任者は必要に応じて被通報者等の調査対象になっている者に対し、調査対象制度の競争的研究費等の使用停止を命ずることができる。
- 調査委員会は、不正の有無および不正の内容、関与した者およびその関与の程度、不正使用の相当額等について認定する。
- 調査委員会は、調査の実施に際し、調査方針、調査対象および方法等について競争的研究費等を配分する機関に報告、協議しなければならない。
- 通報の受付から210日以内に、調査結果、不正発生要因、不正に関与した者がかかわる他の競争的研究費等における管理・監査体制の状況、再発防止計画等を含む最終報告書を競争的研究費等を配分する機関に提出する。また、期限までに調査が完了しない場合であっても、調査の中間報告を競争的研究費等を配分する機関に提出する。
- 調査過程であっても不正の事実が一部でも確認された場合には、速やかに認定し、競争的研究費等を配分する機関に報告する。
- 競争的研究費等を配分する機関が当該事業に係る資料の提出または閲覧、現地調査、調査の進捗状況および中間報告を求めた場合は、調査に支障がある等、正当な事由がある場合を除き、調査終了前であっても応じる。
第１０条（不正に対する処分）
- 調査委員会において不正が行われたと判断された場合は、会社の就業規則等に従って、その懲戒処分を決定する。
- 不正に関与した取引業者に対しては、不正に支出された当該競争的研究費等の返還を求めるとともに、不正への関与の度合いを勘案し、それに応じて一定期間の取引停止等の処分とする。
第１１条（不正防止計画の策定・実施）
統括管理責任者が指名した者は、不正を発生させる要因の把握に努め、その要因に対する不正防止計画を策定するとともに、実情に応じ見直しを行う。
第５章 適正な運営・管理活動
第１２条（予算の執行）
競争的研究費等を支出財源とした物品等の予算執行については、プロジェクトコードの設定等により特定できるようにする。
第１３条（執行状況の検証）
- 競争的研究費等の執行状況については、当初計画と比較して著しく遅れていないか、また計画の遂行に問題がないかを確認し、問題が認められる場合には改善策を協議する。
- 正当な理由により予算の執行が当初計画より遅れる場合においては、繰越制度等を積極的に活用する。また、予算を年度内に使い切れずに返還しても、その後の採択等に悪影響がないことを周知徹底する。
第１４条（発注および検収）
- 発注は原則として研究開発当事者以外の者が実施する。
- 検収は原則として研究開発当事者以外の者が実施する。
- 特殊な役務（データベース・プログラム・デジタルコンテンツの開発・作成、機器の保守・点検）など）に関する検収について、有形成果物がある場合には成果物および完了報告書等で検収を実施する。成果物がない場合は検収担当者が立ち合いで確認することで検収を実施する。
第１５条（物品管理）
換金性の高い物品については、競争的研究費等で購入したことを示すラベルを貼付して管理する。
第１６条（取引業者に対する対応）
取引業者に対し、原則として誓約書等の提出を求める。ただし、コンプライアンス推進責任者が不要と判断した場合はその限りではない。
第１７条（その他）
- 旅費に関しては会社の規程で定めたとおり処理する。
- 競争的研究費等を支出財源とする出張を行った時は、その用務内容・訪問先・宿泊先・面談者等を記載した出張報告書を会社に提出する。
- 非常勤雇用者の勤務状況等の雇用管理については、原則として当該非常勤雇用者が所属する部門が実施し、採用時および定期的な面談、勤務条件の説明、出勤簿・勤務内容の確認等を行う。
第６章 監査
第１８条（モニタリングおよび監査）
競争的研究費等に関するモニタリングおよび監査については、会社の内部監査規程に定めるところにより実施する。
第７章 改廃
第１９条（改廃）
本規程の改定または廃止は規程管理規程に準ずる。
附則
- 本規程は、2023 年 3月 31日から施行する。
- 本規程は、2023 年 6月 1日から施行する。